Stofnanamenning

Með mannauðsstefnu leggur ríkisskattstjóri fram áherslur embættisins um hvernig störf hjá embættinu skuli skipuð, hvaða viðhorf séu höfð við stjórnun verkefna, hvernig haga beri daglegri stjórnun og hvernig staðið sé að ráðningu, endurmenntun og öðrum þáttum í samskiptum embættisins og starfsmanna.

Starfsmenn skulu efldir í starfi svo sem frekast er kostur, þeir eigi góð samskipti sín í milli, hafi til að bera frumkvæði og sjálfstæði í vinnubrögðum. Samvera þeirra á vinnustaðnum á að efla þá til góðra starfa fyrir embættið og stuðla að vellíðan þeirra.

Störf hjá embættinu skulu skipuð jafnt konum sem körlum og jafnræðis gætt í hvívetna. Jafnframt skal leitast við að aldursdreifing sé sem breiðust og fjölbreytt menntun, reynsla og ólík sjónarmið starfsmanna endurspegli samfélagið inn á vinnustaðinn og hafi gagnvirk jákvæð áhrif á störf og viðhorf til starfsemi ríkisskattstjóra.

Meginstefna ríkisskattstjóra í mannauðsmálum byggir á gagnkvæmu trausti, tillitssemi og virðingu á milli stofnunar og starfsmanna og starfsmanna sín í milli.

Störf og starfslýsingar

Hverjum starfsmanni ríkisskattstjóra er ætlað ákveðið hlutverk hjá stofnuninni og falin tiltekin verkefni. Öll störf hafa verið greind og gerðir feriluppdrættir fyrir alla verkþætti stofnunarinnar. Sömuleiðis hafa verið gerðar starfslýsingar fyrir öll störf innan embættisins. Þær munu taka breytingum samhliða þróun starfa og eru endurskoðaðar eftir því sem þörf er á, m.a. í árlegum starfsmannasamtölum.

Með aukinni reynslu og þekkingu á verkefnum embættisins er þess vænst að starfsmenn taki framförum í starfi og hafi svigrúm til að þróa starf sitt og verkefni. Þá skal gefa starfsmönnum kost á því að flytjast milli starfa innan embættisins ef svo ber undir og þannig leitast við að sem flestir starfsmenn eigi þess kost að sinna verkefnum eftir því sem best hæfir reynslu og þekkingu hvers og eins.

Starfsmannasamtöl

Tilgangur formlegra starfsmannasamtala er að ræða málefni hlutaðeigandi starfsmanns á opinn og hreinskilinn hátt og fylgja eftir stefnu og markmiðum stofnunarinnar. Næsti yfirmaður og hlutaðeigandi starfsmaður fara þar yfir störf og verkefni liðins árs, meta hvort unnt sé að bæta starfsárangur, líðan á vinnustað, persónutengd markmið starfsmanns og aðra þætti tengda embættinu. Starfslýsing er einnig uppfærð ef á þarf að halda. Starfsmannasamtöl fara fram einu sinni á ári.

Jafnréttismál

Ákvæði laga og reglugerða sem varða jafnréttismál skulu virt og leitast er við að jafna stöðu kynjanna á vinnustaðnum. Við ráðningar í störf er þannig haft í huga ef umsækjendur eru jafn hæfir að ráðið sé frekar það kynið sem kann að vera almennt í minnihluta hjá embættinu eða í sambærilegum störfum. Í jafnrétti felst m.a. að starfsmönnum er ekki mismunað eftir aldri, kynferði, þjóðerni, kynþætti, stjórnmálaskoðunum eða trúarskoðunum.

Um jafnréttismál hefur verið sett sérstök áætlun.

Starfskjör

Launakjör eru ákveðin í kjarasamningum en jafnframt taka laun mið af einstaklingsbundnum þáttum í stofnanasamningi milli ríkisskattstjóra og hlutaðeigandi stéttarfélags. Sömuleiðis er horft til frammistöðu starfsmanna, hæfni þeirra til úrlausnar mála og þekkingar á viðfangsefnum.

Handbók fyrir starfsmenn er á innra neti embættisins, en henni er ætlað að geyma allar helstu upplýsingar varðandi vinnuumhverfi, kjara- og réttindamál og aðrar hagnýtar upplýsingar.

Þagnarskylda

Í ljósi þeirrar ríku þagnarskyldu sem lögð er á skattyfirvöld, þá undirrita starfsmenn drengskaparheit við upphaf starfs hjá embættinu til staðfestingar á því að höfð verði í heiðri ákvæði laga um þagnarskyldu opinberra starfsmanna sem og sambærileg ákvæði skattalaga.

Þagnarskyldan helst þótt starfsmaður láti af starfi. Þá skal sérstaklega að því gætt að starfsmaður hafi ekki aðgang að trúnaðarupplýsingum eftir að hann lætur af störfum.

Framtalsaðstoð og önnur skjalagerð

Rík áhersla er lögð á að starfsmenn ríkisskattstjóra séu hafnir yfir allar grunsemdir um meint óviðurkvæmileg afskipti eða afskiptaleysi af málefnum einstakra skattaðila. Ekki samrýmist því hlutverki starfsmanna embættisins að taka að sér eða annast nokkur þau störf eða verkefni svo sem framtalsgerð gegn þóknun, færslu bókhalds eða annað sem tengist skýrslugerð sem lögð verður til grundvallar ákvörðunar um skatta og gjöld. Sama á við um viðvik sem falla undir verksvið fyrirtækjaskrár. Í þessu sambandi er lagt að jöfnu, hvort heldur verk sé unnið án greiðslu vegna hagsmunatengsla eða vensla og þess að tekið sé við endurgjaldi í einu eða öðru formi.

Þetta á þó ekki að koma í veg fyrir að starfsmenn sinni skyldum sínum til að leiðbeina og aðstoða almenna borgara eða veiti á sama hátt nákomnum ættingjum eða persónulegum kunningjum aðstoð þegar ekki er um atvinnurekstur að ræða.

Framkoma við viðskiptavini

Lögð er áhersla á að sýnd sé kurteisi í hvívetna í öllum samskiptum við viðskiptavini og skoðanir þeirra virtar. Mikilvægt er að gætt sé að þeirri ábyrgð og ímynd sem starfsmenn kunna að skapa með framkomu sinni og á það við hvort sem er á vinnustað eða utan hans.

Samskipti á vinnustað

Virðing og háttvísi í öllum samskiptum skal höfð að leiðarljósi. Ef ágreiningur kemur upp skal hann leystur á uppbyggilegan hátt og starfsmenn gæti að því að sýna samstarfsmönnum sínum tillitssemi í daglegri umgengni.

Einelti eða kynferðisleg áreitni er ekki liðin, í hvaða formi sem slíkt kann að birtast og er ætlast til að yfirmanni verði gerð grein fyrir slíkri háttsemi svo fljótt sem auðið er.

Umgengni á vinnustað

Snyrtimennska er talin sjálfsögð og eðlileg í umgengni svo og háttvísi í framkomu. Ætlast er til að starfsmenn séu snyrtilegir til fara við vinnu sína og klæðist viðeigandi fatnaði hverju sinni. Umgengni um húsnæði, búnað og verkfæri embættisins á að vera þannig að hvorki hljótist tjón af né hlutir skemmdir eða tölvukerfi gerð óvirk.

Ráðningarferli

Ríkisskattstjóri sækist eftir að ráða til starfa hæfa, jákvæða og metnaðarfulla einstaklinga sem tilbúnir eru að takast á við krefjandi verkefni í síbreytilegu umhverfi. Hvert starf hjá embættinu á að vera skipað starfsfólki í samræmi við þær kröfur sem gerðar eru til þeirrar reynslu, menntunar og hæfni sem verkefnin útheimta í bráð og lengd. Því er haft að leiðarljósi að ráðnir séu þeir einstaklingar sem teljast best fallnir til þess að sinna þeim verkefnum sem unnið er að hverju sinni og stefnt er að í náinni framtíð. Í því sambandi metur embættið allar umsóknir hlutlægt og heildstætt eftir menntun, aldri, fyrri störfum, reynslu og öðru sem máli er talið skipta. Einnig er horft til stofnanamenningar og þess þjónustustigs sem stefnt er að á viðkomandi sviði.

Reynsla af störfum innan skattkerfisins og þekking á skattframkvæmd eru viðmið sem ætíð skipta máli við ráðningar. Fyrrverandi starfsmenn sem sýndu góða frammistöðu í starfi hjá embættinu og sátt er um, ganga að öðru jöfnu fyrir um starf að nýju.

Hjá embættinu er notað staðlað form ráðningarsamnings frá Fjármálaráðuneytinu. Í því er kveðið á um fyrirkomulag ráðningar, vinnutíma, vinnustað, gildistíma samnings, uppsagnarfrest, tegund starfs, til hvaða lífeyrissjóðs starfsmaður greiðir, stéttarfélag og launaflokk, auk annarra staðlaðra samningsatriða. Að jafnaði er miðað við sex mánaða reynslutíma nýrra starfsmanna en reynslutími getur þó orðið allt að 24 mánuðum við sérstakar aðstæður.

Nýir starfsmenn

Mikilvægt er að taka vel á móti nýjum starfsmönnum þar sem flestum reynist allajafna erfitt að hefja störf á nýjum vinnustað. Áhersla er því lögð á að í upphafi fari fram kynning fyrir samstarfsmönnum og afhending kynningarefnis um embætti ríkisskattstjóra, skattyfirvöld og störf þeirra. Leitast skal við að fá reyndari starfsmann til að gegna hlutverki sérstaks leiðbeinanda á meðan nýr starfsmaður setur sig inn í starfið og starfsumhverfið ásamt því að verkefni til úrlausnar séu við hæfi. Á fyrsta starfsdegi skal kynna hvernig sameiginleg rými, tækni og búnaður er nýtt.

Þá eru starfsmanni kynnt ákvæði laga um þagnarskyldu og brýnd trúmennska, heiðarleiki og vönduð en jafnframt hröð vinnubrögð með hliðsjón af vægi verkefnis. Á fyrsta starfsdegi er starfsmanni afhent aðgangskort að vinnustaðnum. Vinnustöð starfsmanns skal búin þægilegum, góðum og viðurkenndum búnaði frá vinnuverndarsjónarmiðum sem tekur jafnframt mið af þörfum hans.

Mætingar, viðvera og netnotkun

Flestir starfsmenn eiga kost á sveigjanlegum vinnutíma. Það á þó ekki við um þá sem sinna símvörslu og móttöku viðskiptavina. Skil á árlegum umsömdum vinnutíma eru löguð að þörfum starfsmanna eftir því sem starfsemin leyfir. Í sveigjanlegum vinnutíma felst að starfsmaður skilar ýmist ákveðinni viðveru á vinnustað eða ákveðnum verkefnum. Í vissum tilvikum getur starfsmaður unnið hluta starfs síns að heiman eftir nánara samkomulagi við yfirmann.

Einnig er unnt að gera samning um föst laun sem tekur mið af skilum ákveðinna verkefna í stað hefðbundinnar mælingar á viðveru á vinnustað. Slíkt er metið hverju sinni út frá eðli starfs, aðstæðum starfsmanns og þörfum embættisins.

Viðvera starfsmanns á vinnustað er ávallt skráð með stimpilklukku, óháð viðveruskyldu hlutaðeigandi starfsmanns. Tilkynna skal og skrá hjá afgreiðslu brottför af vinnustað vegna funda, erinda á vegum stofnunarinnar eða einkaerinda.

Allir starfsmenn hafa almennan aðgang að interneti, tölvupósti o.þ.h. og er þannig treyst til að stilla notkun í einkaþágu á vinnutíma í hóf og innan löglegra marka. Lögð er áhersla á að þess sé gætt sérstaklega að viðkvæm einkaerindi séu ekki send á tölvupóstfangi sem auðkennt er embættinu.

Þekking, fræðslumál og símenntun

Lögð er áhersla á að starfsmenn eigi kost á fræðslu og öflun þekkingar í tengslum við störf sín hjá embættinu. Starfsmenn skulu afla sér þekkingar og fræðslu eftir því sem við á hverju sinni með það að leiðarljósi að starfi sé sinnt af fagmennsku og með sem hagkvæmustum hætti. Starfsfólk á að njóta þeirrar starfsþjálfunar sem þörf er á, vera upplýst um hlutverk sitt og verkefni, hafa góða yfirsýn yfir hvar upplýsingar eru tiltækar og gott aðgengi að þeim upplýsingum sem starf þeirra krefst.

Námskeið sem haldin eru innan skattkerfisins standa öllum starfsmönnum embættisins til boða, þeim að kostnaðarlausu. Þau námskeið sem embættið telur þörf á til viðhalds þekkingar og menntunar sérfræðinga embættisins á fagsviði þeirra, tæknimanna á sviði hugbúnaðar og vélbúnaðar sem og annarar fræðsluþarfar greiðast beint af embættinu. Viðkomandi forstöðumaður metur fræðsluþörf í samráði við starfsmann og starfsmannastjóra.

Starfsfólk er einnig hvatt til að afla sér menntunar utan skattkerfisins, s.s. tungumálanáms eða annars náms sem ætla verður að geti nýst í starfi og sótt er utan reglulegs vinnutíma. Embættið tekur þátt í kostnaði starfsmanns af tilefni sem þessu enda sé kostnaður ekki greiddur af stéttarfélögum að fullu og viðkomandi starfsmaður yrði ella að bera kostnaðinn að hluta eða öllu leyti sjálfur. Árlega á hver starfsmaður rétt á allt að 60.000 kr. styrk samkvæmt greiðslukvittunum vegna slíkra námskeiðsgjalda. Fjárhæð styrks verður endurskoðuð með hliðsjón af verðlagsþróun þegar ástæða þykir til en þó eigi síðar en árið 2010. Fresta má töku styrks yfir ein áramót. Árlega, í fyrsta skipti í janúar 2010, er metið að hvaða marki réttur til árlegs styrks hafi verið nýttur. Helmingur óráðstafaðs árlegs styrks, að hámarki 30.000 fyrir hvort ár, er þá greiddur út sem launauppbót en ónýttur réttur fellur niður. Einnig er unnt að greiða út vegna fyrra ársins og réttur vegna þess síðara flyst.

Orlofstaka veikindi og leyfi

Á fyrsta ársfjórðungi er æskilegt að starfsmenn skili til yfirmanns síns óskum sínum um orlofsdaga á komandi orlofstímabili. Leitast er við að uppfylla óskir starfsmanna um orlof, en slíkt kann að vera torvelt á stundum m.t.t. rekstraröryggis. Taki starfsmenn í samráði við yfirmann orlof utan lögbundins sumarorlofstíma lengist sá hluti orlofs um 1/4. Skiptir þá ekki máli þó orlof sé tekið fyrirfram.

Veikindi skal ætíð tilkynna samdægurs til þjónustuvers eða inn á viðkomandi svið eða deild. Láta skal vita a.m.k. annan hvern dag hvort um áframhaldandi fjarvist verði að ræða. Að jafnaði þarf ekki að skila læknisvottorði nema veikindi séu langvarandi og þá í samráði við starfsmannastjóra.

Veikindaréttur er samkvæmt kjarasamningum. Ekki er gerður munur á rétti vegna fjarvista sem stafa af veikinda barna og eigin veikindarétti. Fjarvistir frá vinnu vegna læknisferða, jarðarfara eða tilfallandi einkaerinda eru án skerðingar á launum, en þurfa eðlilega að vera í samráði við yfirmann og tilkynntar til þjónustuvers.

Við sérstakar aðstæður svo sem vegna fráfalls náins ástvinar fær starfsmaður leyfi frá störfum í hæfilegan tíma í samráði við hlutaðeigandi forstöðumann án skerðingar á launum, orlofs- eða veikindarétti.

Heilsa

Starfsmenn eru hvattir til að efla eigin vellíðan m.a. með því að leggja rækt við eigin heilsu með ástundun líkamsræktar. Embættið styrkir heilsurækt starfsmanna með þátttöku í greiðslu kostnaðar við líkamsrækt og hafa verið settar fram viðmiðanir vegna þess þar sem reynt er að koma til móts við ólíkan lífsstíl starfsmanna.

Val á þjónustuaðila mötuneytis skal vandað og þess gætt að matur sé jafnan fjölbreyttur og hollur ásamt því að ávextir eða grænmeti sé í boði á milli mála, þó eftir aðstæðum hverju sinni.

Reykingar eru ekki leyfðar innan embættisins og greitt er fyrir námskeið til að hætta reykingum ef starfsmenn telja sér stoð í slíku.

Ferðalög

Ferðir innanlands og erlendis á vegum embættisins skulu aðeins farnar með samþykki viðkomandi yfirmanns. Almennt skal stilla ferðum í hóf og leita leiða til að lágmarka ferðakostnað. Við ferðalög innanlands skal leitast við að nota bifreið embættisins eftir því sem tök eru á.

Starfslok

Mikilvægt er að vandað sé til viðskilnaðar vegna yfirtöku annarra starfsmanna á starfssviði og verkefnum samstarfsmanna, hvort sem starfslok eru af eigin frumkvæði s.s. ráðningar starfsmanns í starf hjá öðrum vinnuveitanda, aldurs eða af öðrum ástæðum. Óháð tilefni starfsloka skal fara fram starfslokasamtal. Í því skal áréttað að þagnarskylda haldist þrátt fyrir starfslok.

Mikilvægt er að ræktað sé samband við þá starfsmenn sem hafa látið af störfum hjá embættinu fyrir aldurs sakir og þeim sé boðið t.d. til árlegs jólahlaðborðs eða annarra sérgreindra tilefna.